Consejos para proteger su empresa contra el fraude interno

El fraude hace perder a las empresas el 5% de sus ingresos anuales, según el informe anual de la Asociación de Examinadores de Fraude Certificados (ACFE). Las situaciones de fraude son especialmente amenazadoras para las empresas más pequeñas, ya que pueden carecer de recursos suficientes para respaldar los sistemas de rendición de cuentas dentro de su departamento de contabilidad y software. El primer paso para proteger su empresa de la extorsión es conocer algunas de las situaciones de fraude más habituales.

Estafas de facturas enviadas por correo electrónico

Las estafas de facturas enviadas por correo electrónico se producen cuando alguien se hace pasar por uno de los proveedores legítimos de su empresa y le envía una factura falsa o una factura revisada que afirma haber actualizado las condiciones de pago. Es importante programar revisiones periódicas de cada cuenta que su empresa tenga con proveedores externos.

Banca electrónica

Aunque la banca electrónica es una forma cómoda de transferir fondos rápidamente, este método es vulnerable a la ciberdelincuencia. A veces, los empleados transfieren dinero a la cuenta equivocada, o incluso a una falsa. Ayude a prevenir este tipo de fraude manteniéndose en contacto con su entidad financiera sobre posibles estafas. También es aconsejable mantener reuniones periódicas con su equipo de contabilidad para supervisar las transacciones.

Fraude en las nóminas

Según la ACFE, las pequeñas empresas tienen un riesgo de fraude en las nóminas un 42% mayor que las grandes empresas. Las formas más comunes de este fraude son los informes de gastos inflados, la reclamación de horas extra no trabajadas y la creación de empleados falsos (o "fantasmas") en el sistema de nóminas. Supervisar los informes mensuales es una base esencial para responsabilizar al personal encargado de las nóminas. También puede considerar controles internos en su sistema de nóminas, como exigir a los empleados que obtengan la aprobación de dos personas antes de realizar cualquier cambio en las nóminas. La ACFE también recomienda separar ciertas tareas relacionadas con las nóminas. Por ejemplo, haga que dos empleados diferentes escriban los cheques de nómina y computen las horas del personal para la nómina.

Facturación falsa

Este tipo de fraude se produce cuando un empleado paga a un proveedor, pero luego dirige el efectivo a una cuenta secundaria en lugar de enviarlo directamente al proveedor. A veces se trata de un empleado que crea un proveedor falso en el programa de facturación y luego desvía los fondos a una cuenta secundaria. Los propietarios de empresas pueden combatir este problema programando reuniones periódicas para revisar cada proveedor dentro de su sistema de contabilidad para ayudar a minimizar el riesgo de pérdidas financieras debido a la facturación falsa.

Robos de efectivo

Otro riesgo de fraude común para las pequeñas empresas es el robo de dinero en efectivo. Este tipo de extorsión puede adoptar diferentes formas: hurto, desembolso fraudulento y desvalijamiento. Ayude a eliminar este tipo de fraude estableciendo un sistema de control racionalizado para supervisar el flujo de efectivo de su empresa. Por ejemplo, haga depósitos diarios y concilie los extractos bancarios cada mes. Esto ayudará a evitar que el dinero en efectivo esté a la vista para tentar al personal.

Con un poco de previsión, es fácil establecer algunos controles y equilibrios prácticos de responsabilidad, y separar las obligaciones financieras del personal para proteger su empresa contra el fraude. Haga clic aquí para obtener más información sobre los servicios de protección contra el fraude de Washington Trust para empresas.